《私人企業(yè)培訓(xùn)經(jīng)典務(wù)實(shí)1_ 高效會議秘訣課件》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。

1、高效會議秘訣中層經(jīng)理人培訓(xùn)之——V1會議概述會議為什么低效如何提高會議效能第一章會議概述會議習(xí)學(xué)議會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因

2、此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會海”的祖師爺。會議起源中國的會有多少整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字。《現(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達(dá)幾千萬個，年均增長20%。啥時該開會？啥時不需要開會？問題需涉及不

3、同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會的情況123456已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456先請各位管理者思考一下？會議

4、有哪些成本？一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會?！钡某杀臼牵簳r間成本金錢成本效益成本機(jī)會成本會議成本時間成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實(shí)際上我們用到會議上的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準(zhǔn)時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。金錢成本金錢成本

5、＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機(jī)會成本機(jī)會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。警惕會議成本日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）。公式中平均工資所以

6、乘3，是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒h要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。日本的會議管理第二章會議為什么低效《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會議為什么低效？沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。沒有明

7、確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進(jìn)展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達(dá)。時間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。主題議程參會人主持人記錄時間地點(diǎn)1會議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與

8、會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。2會議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)