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1、高效會議秘訣LOGOLOGO目錄頁第*頁目錄頁會議概述會議為什么低效如何提高會議效能LOGO過渡頁第*頁過渡頁第一章會議概述LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議會議習(xí)學(xué)議會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財(cái)政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因

2、召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會海”的祖師爺。會議起源LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議中國的會有多少整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個(gè)無法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日報(bào)道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會展

3、的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個(gè)《中國會議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達(dá)幾千萬個(gè)，年均增長20%。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報(bào)社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％

4、的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第二節(jié)會議有什么作用會議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵士氣先請各位管理者思考一下？您答對了嗎？LOG

5、O正文.第一章第*頁會議概述01第三節(jié)會議的時(shí)機(jī)選擇啥時(shí)該開會？啥時(shí)不需要開會？問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會的情況123456LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第三節(jié)會議的時(shí)機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個(gè)別談話

6、等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時(shí)間平靜。123456LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析先請各位管理者思考一下？會議有哪些成本？LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時(shí)間成本金錢成本

7、效益成本機(jī)會成本會議成本LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析時(shí)間成本時(shí)間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會者的旅行時(shí)間＋正式會議時(shí)間＋會議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上我們用到會議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時(shí)間的工作效率。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析金錢成本金錢成本＝開會的時(shí)間成本×與會人員平均每小時(shí)的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印

8、費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析機(jī)會成本機(jī)會成本＝開會過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成