《會(huì)議高效的秘訣.ppt》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫(kù)。

1、高效會(huì)議秘訣V1LOGO目錄頁(yè)第*頁(yè)目錄頁(yè)會(huì)議概述會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能LOGO過(guò)渡頁(yè)第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第一章會(huì)議概述LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議會(huì)議習(xí)學(xué)議會(huì)討論、商議聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。會(huì)議是一種群體溝通的方式。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議人類開(kāi)會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問(wèn)題。據(jù)說(shuō)，會(huì)稽山原名茅山，因召開(kāi)此會(huì)而更名。公元前681年，齊桓公召

2、集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟，首開(kāi)國(guó)際會(huì)議的先河。隨著齊國(guó)國(guó)力和國(guó)際地位的逐漸升高，齊國(guó)召開(kāi)的國(guó)際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來(lái)越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚敗?huì)議起源LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議中國(guó)的會(huì)有多少整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國(guó)的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開(kāi)多少會(huì)？這是一個(gè)無(wú)法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字。《現(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來(lái)自會(huì)議市場(chǎng)上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，

3、形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國(guó)首個(gè)《中國(guó)會(huì)議藍(lán)皮書(shū)》在京發(fā)布，藍(lán)皮書(shū)指出，目前我國(guó)每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬(wàn)個(gè)，年均增長(zhǎng)20%。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過(guò)一天已經(jīng)是一件司空見(jiàn)慣的事，似乎每天都有開(kāi)不完的會(huì)。2011年，中國(guó)青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過(guò)民意中國(guó)網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對(duì)2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過(guò)多。具體而言，57.4％的人每星期平均開(kāi)會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人

4、是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開(kāi)會(huì)，甚至有人為此變成職場(chǎng)“恐會(huì)族”。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第二節(jié)會(huì)議有什么作用會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問(wèn)題討論產(chǎn)生決策聽(tīng)取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見(jiàn)達(dá)成共識(shí)資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣先請(qǐng)各位管理者思考一下？您答對(duì)了嗎？LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第三節(jié)會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇啥時(shí)該開(kāi)會(huì)？啥時(shí)不需要開(kāi)會(huì)？問(wèn)題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一

5、起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開(kāi)表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問(wèn)題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽(tīng)取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開(kāi)會(huì)的情況123456LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第三節(jié)會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒(méi)有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開(kāi)會(huì)更好的辦法；問(wèn)題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來(lái)更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問(wèn)題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對(duì)情緒濃，開(kāi)會(huì)前需要時(shí)間平靜。123456LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述0

6、1第四節(jié)會(huì)議的成本分析先請(qǐng)各位管理者思考一下？會(huì)議有哪些成本？LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析一家公司會(huì)不會(huì)開(kāi)會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開(kāi)會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵篖OGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒(méi)有按照承諾的

7、時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開(kāi)會(huì)時(shí)間的工作效率。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析金錢成本＝開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析效益成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來(lái)的效益。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析機(jī)會(huì)成本＝開(kāi)會(huì)過(guò)程中，因未及時(shí)接聽(tīng)重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴

8、而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來(lái)的問(wèn)題及持續(xù)影響等。LOGO正文.第一章第*頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析警惕會(huì)議成本日本太陽(yáng)工業(yè)公司每次開(kāi)會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在