《電子文件歸檔與管理規(guī)范（gbt18894-2002）》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）1、范圍　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法?！　”緲?biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2、規(guī)范性引用文件　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)?！　A/T18　檔案著錄規(guī)則

2、　　DA/T22　歸檔文件整理規(guī)則3、術(shù)語和定義　　下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子文件　electronicrecords　　指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.2歸檔電子文件　archivalelectronicrecords　　指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（3.1）3.3背景信息　context　　指描述生成電子文件（3.1）的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數(shù)據(jù)　metada

3、ta　　指描述電子文件（3.1）數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。3.5邏輯歸檔　logicalfiling　　指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件（3.1）的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3.6物理歸檔　physicalfiling　　指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.7真實(shí)性　authenticity　　指對電子文件（3.1）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息（3.3）進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。3.8完整性　

4、integrity　　指電子文件（3.1）內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息（3.3）和元數(shù)據(jù)（3.4）等無缺損。3.9有效性　utility　　指電子文件（3.1）應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.10捕獲　capture　　指對電子文件（3.1）進(jìn)行實(shí)時收集和存儲的方法與過程。3.11遷移　migration　　指將源系統(tǒng)中的電子文件（3.1）向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。4、總則4.1　電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。4.2　應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累

5、、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。4.3　應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。4.4　歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。4.5　具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。4.6　應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。5、電子文件的真實(shí)性、

6、完整性和有效性保證5.1　應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。5.1.1　登記處理過程中的相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。5.1.2　登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。5.1.3　登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（指示、簽名、印章、代碼等）。5.1.4　登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。5.2　應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。5.2.1　建立對電子文件的操作者可靠的身份

7、識別與權(quán)限控制。5.2.2　設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。5.2.3　對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。5.2.4　對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。5.3　應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。5.4　應(yīng)建立電子文件有效管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。5.5　電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等

8、。6、電子文件的收集與積累6.1　收集積累要求6.1