《淺析電子文件的歸檔管理》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在學(xué)術(shù)論文-天天文庫。

1、淺析電子文件的歸檔管理摘要：21世紀(jì)，計算機X絡(luò)已延伸到社會的每一個角落，整個社會被推向了信息化、X絡(luò)化時代，大量的電子文件涌現(xiàn)出來。做好電子文件的歸檔工作，已成為新時期檔案部門和檔案工面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。在辦公自動化環(huán)境下如何做好電子文件的歸檔工作，筆者談了自己的看法?！　￡P(guān)鍵詞：電子文件歸檔信息管理　　　　隨著電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，特別是辦公自動化（簡稱OA）的進一步深化，電子文件大量涌現(xiàn)出來。做好電子文件的歸檔工作，已成為新時期檔案部門和檔案工面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。在辦公自動化環(huán)境下如何做好電子文件的歸檔工作，筆者想談?wù)勛?/p>

2、己的看法?！　∫?、電子文件的定義　　電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理、并可在通信X絡(luò)上傳送的文件。它是信息時代衍生出來的一種文件形態(tài)?！　《㈦娮游募臍w檔范圍　　電子文件在歸檔范圍的界定上，存在著諸多不確定的因素。因為從當(dāng)前單位電子文件的形成來看，有管理系統(tǒng)的電子文件、X絡(luò)平臺中的電子文件及二級機關(guān)單位中自制文件形成前的原始文件等?！　∪?、電子文件歸檔方式　　就紙質(zhì)檔案和電子文件兩者相比較而言，紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定而且安全，電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，具有不安全性，而且對設(shè)備的依賴性

3、較大，因此對電子文件歸檔方式的選擇至關(guān)重要。最簡便而安全的方式是采用X絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。　　四、電子文件歸檔的途徑　　（一）在OA系統(tǒng)中，建立電子文件X絡(luò)歸檔專用X線。隨著各單位OA系統(tǒng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上X。這些文件在上X前，要按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理X上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，利用OA系統(tǒng)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞X線。利用計算機X絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有

4、上X與未上X的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時，檔案部門要與辦公自動化與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，比如說DOC、TXT、EXE等文件，實行統(tǒng)一管理?！　。ǘ┻x擇好電子文件的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。計算機與信息管理部門既是設(shè)計和維護信息管理X絡(luò)，又是管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔工作中處于舉足輕重的地位，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計算機與信息管理部門負責(zé)。由計算機與信息管理部門具體實行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文

5、件的“集散地”與“匯集點”?！　”仨殢娬{(diào)的是：無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從X上下載，確保電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、安全性、可靠性、準(zhǔn)確性負責(zé)。同時，檔案部門應(yīng)承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用?！　∥?、建立“三位一體”的電子文件管理運行模式　　電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠單一部門是難以完成的。因此，應(yīng)當(dāng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式。電子文件的形成部門，對于鑒定

6、電子文件的價值富有“話語權(quán)”，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者；檔案部門掌握電子文件歸檔的原則、方法，應(yīng)發(fā)揮組織者的作用；而計算機與信息管理部門作為設(shè)計與維護信息管理X絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，是電子文件歸檔的實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以使各部門各司其職、各揚所長，從而有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。　　六、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作　　新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過

7、采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性、安全性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用?！　∑?、紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔　　由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，而且在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采用“雙軌制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔；歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即形成內(nèi)容相同的兩套檔案。由于紙質(zhì)文件和電子文件歸檔時，使用不同的編目方法和存貯裝具，檔案部門

8、應(yīng)在每一卷