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1、ZS/CX/SB01文件控制程序，2003年9月26日生效0目的對與集團公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料進行控制，確保與一體化管理體系有關(guān)的場所使用有效的文件和資料。1適用范圍適用于本集團公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料控制。2術(shù)語和定義2.1本程序中的術(shù)語采用GB/T19000-2000標準、GB/T24001-1996標準、GB/T28001-2001標準中的術(shù)語。2.2文件持有者：經(jīng)批準后領(lǐng)用一體化管理體系文件的保管人員。2.3格式文件：按《文件編寫導(dǎo)則》格式擬制的文件。3職責3.1文件批準3.1

2、.1一體化管理手冊的批準由公司總經(jīng)理負責;3.1.2一體化管理手冊的審核、程序文件的批準由管理者代表負責;3.1.3格式作業(yè)文件的批準由分管公司領(lǐng)導(dǎo)負責，非格式作業(yè)文件的批準根據(jù)需要由分管公司領(lǐng)導(dǎo)或者責任部門負責人負責；3.1.4技術(shù)文件的批準由公司總工程師負責。3.2責任部門3.2.1負責擬制職責范圍內(nèi)的程序文件、作業(yè)文件；3.2.2負責分發(fā)非格式作業(yè)文件；3.2.3公司辦另負責擬制本程序并督導(dǎo)實施,負責印制分發(fā)格式文件；3.2.4企劃部另負責擬制一體化管理手冊，負責審核格式文件及其文件更改通知書與一體化

3、管理手冊的一致性、協(xié)調(diào)性。3.3文件持有者3.3.1維護一體化管理體系文件的規(guī)范性，督導(dǎo)有關(guān)人員履行文件內(nèi)容；3.3.2按文件更改通知書及時更改文件內(nèi)容；集團公司領(lǐng)導(dǎo)所持一體化管理體系的文件的更改，由公司辦安排辦理。3.3.3發(fā)現(xiàn)不妥之處向擬文部門提出修改意見；3.3.4妥善保存一體化管理體系文件，防止破損及遺失；3.3.5受控文件不準復(fù)制（除表格外）和對外借閱；3.3.6因故離崗時，將“有效文件清單”、“受控文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或?qū)l(fā)文部門所發(fā)受控文件移交給發(fā)文部門。3.4項目部3.4.1

4、負責對所在工程項目與一體化管理體系有關(guān)的文件和資料的控制；3.4.2負責根據(jù)工程項目實際制定落實集團公司《文件管理程序》文件的實施性文件,并定期對項目部及下屬各工區(qū)執(zhí)行該文件的情況進行檢查,檢查結(jié)果書面報公司辦。4工作程序4.1文件擬制和審核4.1.1一體化管理手冊由企劃部擬制，管理者代表審核;4.1.2程序文件和作業(yè)文件由責任部門擬制,部門負責人審核,格式文件須送企劃部審核；4.1.3程序文件擬制為格式文件，長期執(zhí)行的作業(yè)文件可擬制為格式文件;4.1.4責任部門制定的作業(yè)文件必須與一體化管理手冊和程序文件

5、相融;4.1.5作業(yè)文件由責任部門提出文件發(fā)放范圍。4.1.6文件需引用國標、部標、行業(yè)標準及政府法令、法規(guī)等有效資料，應(yīng)注明出版社、版號、生效日期。4.2文件批準02/04擬文部門將擬制后經(jīng)過審核的一體化管理文件稿件按3款職責規(guī)定送交批準。4.3文件印制4.3.1批準后的文件由公司辦打出清樣，擬文部門負責校核。4.3.2公司辦按照文件發(fā)放范圍印制，并蓋公司章和受控印章。提供給顧客的一體化管理體系文件不受控，應(yīng)在文件顯要處注明“非受控文件”，如有修改可不通知。4.3.3格式文件注明擬制部門/審核人/批準人，

6、非格式文件需注明批準人。4.3.4受控文件應(yīng)加蓋受控印章，注明其受控號，格式文件的受控號與該套文件中一體化管理手冊受控號相同；一次發(fā)放多份格式文件時，由公司辦標注第一份文件的受控號，其余文件由文件持有者標注受控號。4.4文件收發(fā)4.4.1根據(jù)批準的發(fā)放范圍，公司辦分發(fā)格式文件，其它文件由擬文部門分發(fā)。4.4.2發(fā)文控制a)配發(fā)給機關(guān)相關(guān)崗位的文件，公司辦/擬文部門填寫“發(fā)文登記表”，文件持有崗位人員簽字領(lǐng)取并負責保管；配發(fā)給機關(guān)部門的文件，部門指派人員簽字領(lǐng)取并負責保管。b)凡是通過郵寄的文件，公司辦/擬文

7、部門應(yīng)在“發(fā)文登記表”上記錄清楚，對受控文件隨同文件發(fā)出“收文回執(zhí)”，收文單位/部門收到文件后，填寫收文回執(zhí)寄回或傳真發(fā)文部門；非受控文件可以其它適當方式確認收文。4.4.3收到內(nèi)、外部文件后，填寫收文登記表。對外部文件，需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按有關(guān)規(guī)定辦理；不轉(zhuǎn)發(fā)而直接執(zhí)行該文件的，該文件在使用上應(yīng)受控，在文件的適當位置加蓋受控印章，注明受控號。4.5文件更改4.5.1原文件擬制部門擬制更改內(nèi)容，說明更改原因，注明更改標記和生效日期，對技術(shù)標準、政策條文還應(yīng)附有充分依據(jù)，填寫“文件更改通知書”，

8、按所更改文件原審核、批準程序執(zhí)行。4.5.2更改應(yīng)由文件資料的原審批崗位進行審批。因特殊原因，更改由非原審批崗位審批時，文件原擬制部門應(yīng)提供審批所需的有關(guān)背景資料。文件更改時應(yīng)注意與之相關(guān)的文件也應(yīng)做相應(yīng)更改。4.5.3更改批準后，擬制部門將“文件更改通知書”送公司辦印制，公司辦/擬文部門按原文發(fā)放范圍發(fā)放一份文件通知書至文件持有者，并填寫“發(fā)文登記表”。4.5.4文件持有者收到“文件更改通知書”后，作好收文登記