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1、WPS表格如何使用有效性制作下拉菜單發(fā)布于2012-07-17,14:50:19

2、點(diǎn)擊數(shù)：66

3、作者：WPS技術(shù)支持組在使用WPS表格的過程中，經(jīng)常需要錄入大量的數(shù)據(jù)。如果每個數(shù)據(jù)都通過鍵盤來輸入，不僅浪費(fèi)時間還浪費(fèi)精力。利用WPS表格的數(shù)據(jù)有效性功能，可以快速、準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。例如教師希望按學(xué)生的考試成績劃分為四個等級：優(yōu)秀、良好、合格、不合格，輸入過程中會重復(fù)的輸入這幾個等級，如果把幾個等級名稱集合到一個下拉菜單中進(jìn)行選擇，那會大大簡化操作，并節(jié)約時間?！　≡赪PS表格中新增加了“數(shù)據(jù)有效性”功能，通過以下兩種方法都

4、可以實(shí)現(xiàn)這一需求：　　方法一：通過手動輸入數(shù)據(jù)源的方式制做下拉菜單；　　方法二：通過引用數(shù)據(jù)區(qū)域的方式制做下拉菜單。　　直接輸入法　　步驟1：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“數(shù)據(jù)｜有效性”菜單項，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項卡下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項，如圖1所示：圖1數(shù)據(jù)有效性區(qū)域的選擇　　步驟2：在“來源”方框中輸入序列的各等級名稱（如：優(yōu)秀,良好,合格,不合格等），各等級之間以半角逗號進(jìn)行分隔，選上“忽略空值”和“提供下拉菜單”兩個復(fù)選框，如圖2所示。圖2有效性數(shù)據(jù)的輸入

5、　　步驟3：，最后單擊“確定”按鈕，回到工作表中，點(diǎn)擊“等級”列的任何一個單元格，都會在右邊顯示一個下拉箭頭，點(diǎn)擊它就會出現(xiàn)下拉列菜單，如圖3所示。圖3下拉菜單的選擇　　選擇其中的一個選項，相應(yīng)的等級名稱就輸入到單元格中了，顯得非常方便，而且輸入準(zhǔn)確不易出錯。當(dāng)鼠標(biāo)單擊其它任一單元格時，這個單元格的下拉箭頭就消失，不影響操作界面?！　^(qū)域引用法步驟1：首先在$D$1：$D$4區(qū)域中分別輸入優(yōu)秀,良好,合格,不合格.如圖4所示：圖4下拉菜單數(shù)據(jù)的輸入步驟2：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“數(shù)據(jù)｜有效性”菜單項，在對話框

6、的“設(shè)置”選項卡下，在“允許”列表中選擇“序列”選項，點(diǎn)擊“來源”編輯欄，使用鼠標(biāo)選中序列區(qū)域D1：D4，回到“數(shù)據(jù)有效性”對話框。如圖5所示。圖5下拉菜單數(shù)據(jù)源的選擇步驟3：點(diǎn)擊“確定”按鈕保存設(shè)置。最終的下拉菜單效果如圖6所示。圖6下拉菜單數(shù)據(jù)的選擇　　小結(jié)：1、WPS表格新增的“數(shù)據(jù)｜有效性”為用戶提供了制作“下拉菜單”的功能，用戶可以通過“直接輸入法”和“區(qū)域引用法”來進(jìn)行制作。2、在“備選項”內(nèi)容比較少的時候，通常使用“直接輸入法”來創(chuàng)建下拉菜單。通過該方法制作的下拉菜單，當(dāng)單元格被復(fù)制到其他工作表中，仍然有效

7、。3、在“備選項”內(nèi)容較多，或者內(nèi)容經(jīng)常變動的情況下，通常使用“區(qū)域引用法”來創(chuàng)建下拉菜單。通過該方法制作的下拉菜單，當(dāng)單元格復(fù)制到其他工作表時，必須使用“定義名稱”的方法來重新設(shè)置。另外，如果用戶使用“函數(shù)公式定義的名稱”來制作下拉菜單，公式結(jié)果必須是單元格引用，否則無法正常使用?！　∵m用范圍:適用于WPSOffice2005（751）以上版本。