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1、文書檔案管理信息化建設研究　　摘要：文書檔案管理工作是檔案工作中的重要組成部分，隨著信息時代的來臨，計算機網絡逐漸進入到人們生活工作中，為人們提供了更多便利。傳統(tǒng)的文書管理工作逐漸不能滿足社會發(fā)展的需求，文書檔案管理的信息化建設已經成為社會發(fā)展的必然。本文闡述了文本檔案管理進行信息化建設的必要性，對現(xiàn)存的問題進行了分析，并提出了相應解決措施。關鍵詞：文書檔案；信息化建設；檔案管理文書檔案管理工作主要就是對文檔資料進行搜集、整理以及保存，因為涉及到的方面比較多，如果工作過程中管理不到位就會造成混亂。另外，因為檔案都具有一定機密性，這就對文書檔

2、案管理工作提出更為嚴格的要求。通過對文書檔案管理進行信息化建設，不但可以大大縮減工作人員工作量，同時更加能夠提升工作效率，保證工作質量，對提高檔案管理工作具有重要意義。1文書檔案信息化建設必要性分析1.1提高工作效率7文書檔案管理工作是檔案管理中的重要組成部分，因為工作內容主要是對檔案資料進行搜集、整理以及歸檔等，任務量比較繁重，對工作人員要求比較高。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理工作中如果遇到內容需要修改的檔案資料，還需要對已經整理歸檔的檔案進行拆卷，嚴重浪費人力和物力。而通過信息建設可以直接在計算機上進行搜索，并且可以直接修改，避免了勞師動眾的

3、尋找，和亂涂亂改的尷尬，在縮減工作環(huán)節(jié)的基礎上提高工作效率。1.2信息共享文檔管理信息化建設，可以利用信息網絡技術將傳統(tǒng)紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，在檔案資料尋找時更方便快捷，并且不會受到時間、地點等多方面條件的約束，為人們的生活工作提供了巨大的幫助。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理在對檔案資料進行搜集、整理以及歸檔后只是置于文件柜中，不能做為數(shù)據資源進行共享。這樣不但使得文件資源的查找變得困難，同時還浪費了大量的資金和資源。通過對文書檔案管理的信息化建設，傳統(tǒng)的案卷級轉變?yōu)槲募墮n案管理，真正意義上對文書檔案進行從外到內的控制管理。隨著信息網絡技術的快

4、速發(fā)展，檔案信息與載體可以通過分離使用，并且可以與其他信息資源進行互聯(lián)，使得信息數(shù)據的應用效率更高。1.3提高檔案資料傳輸速度與安全性7在文檔管理工作中，很多時候工作人員會對檔案資料進行私存，或者是文檔的傳遞管理不嚴格，造成檔案資料的損壞或者是丟失，這都為檔案管理工作的順利進行造成了不可避免的麻煩。很多情況檔案資料的傳遞都是通過快遞來進行，而此種傳遞方式也會受到一些外在因素的影響，在傳遞時間以及內容上對工作造成影響[2]。而通過信息化建設則可以有效避免這一問題，可以通過計算機網絡進行跨空間短距離的傳輸，不但提高了文檔傳遞效率，同時也增強了文

5、件的安全系數(shù)。2文書檔案管理信息化建設中存在的問題2.1重視程度比較低隨著信息時代的來臨，人們對計算機網絡的認識在不斷加深，對人們的工作和學習帶來了更大的幫助。就新階段文書檔案的管理工作來看，信息化建設狀況并不容樂觀，依然存在很多問題，如檔案管理信息化建設規(guī)范化、合理化、科學化程度不高，信息軟件應用雜亂等，此類問題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設工作的進一步發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為重視程度比較低，領導信息化建設意識較淡薄，無論是人力還是物力上投入明顯不足，不能針對社會發(fā)展的需要對原有工作制度進行調整完善，使其不能滿足信息化背

6、景下檔案管理工作的需要，阻礙了文書檔案管理工作信息化建設更深層次的發(fā)展。2.2信息化建設標準不完善7檔案管理信息化建設存在明顯的異構現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的原因就是建設標準不完善不統(tǒng)一，每個單位每個部門都存在自己的建設標準，致使建設完成后檔案之間的共享性降低。信息化建設標準不統(tǒng)一不完善主要表現(xiàn)在以下幾個方面，信息化建設軟件缺乏必要的通用性和適應性；計算機與輔助設施型號等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。同時，國家對此方面的管理力度也比較薄弱，沒有相關的政策和法規(guī)對此文書檔案信息化管理進行有效的引導和管理，

7、很大程度上影響了檔案信息化建設的進程。2.3存在嚴重的安全問題文書檔案管理信息化建設主要是建立在計算機網絡系統(tǒng)上，而網絡環(huán)境存在很強的不安全性，再加上檔案具有很強的保密性質，這就對環(huán)境的安全性要求更為嚴格。環(huán)境安全問題主要體現(xiàn)在文件已經電子檔案數(shù)據的安全，在網絡環(huán)境下易受到網絡黑客以及不良程序的攻擊，在文檔保存以及傳遞過程中也極易受到病毒和木馬等感染，而造成文檔資料受損或者缺失。另外，工作人員專業(yè)素質如何很大程度上影響了信息化建設的進程和質量，先進的技術和管理需要素質更高的人才，在文書檔案管理信息化建設過程中，需要更為專業(yè)的計算機和檔案管理

8、人才，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、服務咨詢、信息導航以及程序維護等工作，保證檔案可以在安全的環(huán)境內進行共享，發(fā)揮其具有的最大功能。3文書檔案信息化建設實施策略分析73.1轉變檔案管理方式文