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1、如何組織、召開會議----提高會議效率的必修課如何組織會議成功地組織并召開一次會議，要做好三部分工作：會議準(zhǔn)備工作、會議期間控制和會后工作。會議準(zhǔn)備工作一、明確會議目標(biāo)二、確定會議召開時間、地點(diǎn)及參加人員三、擬定并發(fā)放會議通知四、準(zhǔn)備所需物品五、布置會場六、會前確認(rèn)七、會后工作一、明確會議目標(biāo)1、會議目標(biāo)必須用書面形式列明2、會議目標(biāo)必須切合實(shí)際3、會議目標(biāo)必須具體且可以衡量4、會議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng)二、確定會議召開時間、地點(diǎn)及參加人員1、時間：（1）絕大多數(shù)與會人員方便的時間（不會因?yàn)閰⒓訒h而影

2、響自己的正常工作）（2）大家易集中精力的時間（3）必須確定會議起止時間（4）滿足會議目標(biāo)的要求2、地點(diǎn)：（1）場地有空檔（提前預(yù)訂）（2）方便與會者到場（3）場地位置、面積及設(shè)施滿足會議要求3、參加人員（1）對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人（2）培養(yǎng)目的為“列席”的人三、擬定并發(fā)放會議通知1、擬定會議通知（1）會議時間、地點(diǎn)及參加人員（必要時附上會議地點(diǎn)的位置圖及路線）（2）會議性質(zhì)、目標(biāo)（讓與會者心中有數(shù)）（3）議事日程（4）與會者會前需準(zhǔn)備事項(xiàng)（5）會議組織部門及聯(lián)系方式（如有不明，隨時聯(lián)系）（

3、6）回執(zhí)（收到通知后，反饋）2、發(fā)放會議通知發(fā)放的形式：口頭、電話、傳真、Email四、準(zhǔn)備所需物品1、突出會議主題所需裝飾品（會場標(biāo)語、臺幕等）2、足夠數(shù)量的桌椅（待定）3、視聽器材、音像設(shè)備4、會議所需材料5、其他必要物品五、布置會場1、會場座席及主席臺布置2、突出會議主題的裝飾3、設(shè)備的安裝、調(diào)試4、必要物品的擺放5、創(chuàng)造良好視聽環(huán)境六、會前確認(rèn)1、關(guān)鍵與會人員是否到達(dá)2、視聽器材狀態(tài)是否最佳3、物品擺放是否齊全4、整體環(huán)境是否舒適5、到會者按需簽到七、會后工作1、整理并發(fā)放會議紀(jì)要2、對

4、會議結(jié)果的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查3、存檔1、會議目標(biāo)必須用書面形式列明（1）目標(biāo)的內(nèi)容要一目了然，容易被理解（2）目標(biāo)不容易被遺忘注：不要以為是經(jīng)常召開的例會而不列出會議目標(biāo)，目標(biāo)是衡量會議是否有效的依據(jù)。2、會議目標(biāo)必須切合實(shí)際（1）經(jīng)過努力，目標(biāo)有被實(shí)現(xiàn)的可能（2）目標(biāo)要有一定的挑戰(zhàn)性（3）會議目標(biāo)也可為事宜通報等3、會議目標(biāo)必須具體且可以衡量內(nèi)容待定4、會議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng)（1）會議目標(biāo)的數(shù)量不要太多，否則容易導(dǎo)致思維混亂。（2）保證當(dāng)前需要解決的問題都能得到解決。（2）大家易集中精力的時

5、間A、精力充沛的階段：上午9時-11時，下午4時-6時，是人們精力比較充沛的兩個時間段B、盡可能使與會者感到比較高興的時間下班后開會時間不要太長，最好在1小時左右，大家身心疲倦，無法集中精力。C、午餐前開會，這時大家都想早點(diǎn)結(jié)束會議，不會談?wù)摕o關(guān)話題。（3）必須確定會議起止時間不確定起止時間，有兩個缺陷A、與會者無法對會后的工作做安排B、會議效率降低，本來一個小時可以結(jié)束的會可能拖到三個小時另外，最好不要超過一個半小時（4）滿足會議目標(biāo)的要求各種會議的召開時間必須根據(jù)會議目標(biāo)的不同而改變。比如：

6、現(xiàn)場會必須在問題發(fā)生后兩小時之內(nèi)召開，否則失去意義；某種培訓(xùn)必須在開展某種工作之前展開，當(dāng)這項(xiàng)工作已經(jīng)完成后，就失去指導(dǎo)意義。（2）方便與會者到場A、即使是不熟悉的人，也應(yīng)該能夠較容易找到會場位置。B、可以設(shè)定臨時指示牌（3）場地位置、面積及設(shè)施滿足會議要求位置：Ａ、使大多數(shù)與會者感到方便Ｂ、能夠免于外界噪音、電話、訪客等干擾Ｃ、沒有安全隱患面積：必須足夠容納與會者和視聽器材設(shè)施：Ａ、桌椅Ｂ、有充足的照明、暖氣及通風(fēng)設(shè)備Ｃ、具備投放幻燈的條件：窗簾等1、對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人（1）是實(shí)現(xiàn)會

7、議目標(biāo)的直接負(fù)責(zé)人（２）能協(xié)助直接負(fù)責(zé)人完成會議目標(biāo)（３）對會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)能提出建設(shè)性意見２、培養(yǎng)目的為“列席”的人（１）通過參加會議能夠獲得某些知識（２）為了完成某種任務(wù)而參加會議（３）議事日程A、按照議案的輕重緩急編排處理的先后順序B、估計(jì)每一個議案所需要的時間，并明確標(biāo)示出來C、語言表達(dá)盡量簡潔明了（4）與會者會前需準(zhǔn)備事項(xiàng)A、注明需要發(fā)言的人員及發(fā)言時間、內(nèi)容B、注明需要準(zhǔn)備資料的人員及資料內(nèi)容口頭：例會或臨時現(xiàn)場會等沒有特別注意事項(xiàng)的會議，且與參加人員經(jīng)常見面時，可采用此種方法。電話：

8、符合上述條件，只是不能和與會人員見面，采用此方式。傳真：會議比較正式，有內(nèi)容需與會者了解，而又能見到與會人員，采用此方式。Ｅｍａｉｌ：有許多內(nèi)容需要與會者了解，但是傳真不方便（頁數(shù)多，紙張限制等）時采用此方法。注：采用后兩種方法時，一定要確認(rèn)一下對方是否收到通知，內(nèi)容是否清晰、完整。視聽器材、音像設(shè)備投影儀及其支架、筆記本電腦、白板和白板筆（至少兩種顏色）、擴(kuò)音器、音箱、激光筆或教鞭會議所需材料宣傳冊、和會議日程有關(guān)的各種資料其他必要物品礦泉水（茶水、茶葉、暖水瓶）；必要數(shù)量的白紙、筆等辦公用品