《2會(huì)議籌劃與管理》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫(kù)。

1、會(huì)議的籌劃與管理第一模塊：開會(huì)之前元素一：會(huì)議策劃者他們要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。具體來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)具備以下特點(diǎn):1、對(duì)會(huì)議策劃者的要求。序號(hào)特點(diǎn)是否具備1善于與人共事；2善于解決問(wèn)題；3善于注意小節(jié)；4善于與人協(xié)商；5能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜；6熟悉酒店運(yùn)作；能夠安排恰倒好處的菜單；7能夠熟練操作電腦；8910能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道；能妥善接待貴賓和外國(guó)客人；熟知各種禮儀；行事果斷、執(zhí)著。會(huì)議籌劃者的角色是多面的,2、會(huì)議籌劃者的任務(wù)一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議策劃人需要做以下T作：制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)；制定會(huì)議議程；了解可供使用的

2、場(chǎng)所和設(shè)施情況；選擇或提議合適的場(chǎng)所；檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；安排交通事宜；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員；制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施；與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）;確定印刷公司；安排食品、飲料有關(guān)事宜；討價(jià)還價(jià)；同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系；3、會(huì)議策劃項(xiàng)目會(huì)議策劃應(yīng)該包括以下項(xiàng)忖：主題；標(biāo)志和橫幅；會(huì)場(chǎng)裝飾方案；休息室裝飾；視聽效果；演示方案；現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)排練；開幕式媒體;閉幕式媒體；禮品；會(huì)議通知；邀請(qǐng)信；會(huì)議文件編制；節(jié)目腳本準(zhǔn)備；物品運(yùn)輸；技術(shù)支持；人員和供應(yīng)

3、商協(xié)調(diào)；制作安裝；會(huì)務(wù)組織；會(huì)址選擇；代表注冊(cè)；飯店預(yù)定；服務(wù)商協(xié)調(diào)；申請(qǐng)?jiān)S可；餐飲；住房分配；娛樂(lè)；休閑活動(dòng)；會(huì)前會(huì)后旅游；特殊活動(dòng)；車輛導(dǎo)游；機(jī)票預(yù)定；會(huì)間旅游；專業(yè)參觀。4、會(huì)議策劃步驟預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天打算在什么地方召開會(huì)議會(huì)議形式或者程序是什么需要多大的會(huì)場(chǎng)以前開過(guò)這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何將有多少人到會(huì)會(huì)議預(yù)算是多少與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開支很在意嗎打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)材料嗎會(huì)議的發(fā)言人有哪些會(huì)議需要什么樣的視聽設(shè)備需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次與會(huì)者可以攜帶家屬嗎打算

4、為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎/打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用、元素二：會(huì)議的幾個(gè)要領(lǐng)一、明確會(huì)議的目標(biāo)。1、會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定的要求。會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明。會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際。會(huì)議目標(biāo)必須具體而且可以衡量。2、確定會(huì)議目標(biāo)。3、就會(huì)議目標(biāo)達(dá)成共識(shí)。4、對(duì)會(huì)議目標(biāo)進(jìn)行評(píng)估。二、選擇合適的與會(huì)者。1、誰(shuí)該參加會(huì)議2、與會(huì)者的選擇。對(duì)會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有潛在貢獻(xiàn)的人。能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人。與會(huì)者的構(gòu)成與結(jié)構(gòu)。三、會(huì)議日程的安排。1、會(huì)議日程要充分考慮會(huì)期、會(huì)議議程以及擬用的選舉方式。2、根據(jù)議程的具體內(nèi)

5、容、要求，合理安排日程。3、大會(huì)日程的編制要明確具體，使人一目了然。時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)和主持人。四、詳細(xì)的會(huì)議進(jìn)程時(shí)間安排表序號(hào)內(nèi)容注意爭(zhēng)項(xiàng)時(shí)間1訂客房和會(huì)議室會(huì)前3周考察，會(huì)前1周確定2確定會(huì)務(wù)組注意事項(xiàng)a、會(huì)議必須確定一個(gè)總負(fù)責(zé)人，如有多個(gè)要明確分工。B、動(dòng)員一定要充分，必須服從統(tǒng)一安排。C、會(huì)務(wù)組人員要提前處理好自己的工作）會(huì)前1周（會(huì)前4—5天）3召開會(huì)務(wù)組動(dòng)員會(huì)a、個(gè)人任務(wù)分工要明確b、討論并多建議。C、會(huì)務(wù)組每人都要有一個(gè)會(huì)務(wù)組及相關(guān)工作、聯(lián)系電話通訊錄，可隨時(shí)取得聯(lián)系。D、要有一個(gè)每日安排表，以時(shí)間為順序，包括事務(wù)、負(fù)責(zé)人等，發(fā)放到每個(gè)人手中。會(huì)前46天

6、4客人悄況了解會(huì)前4—15天5確定就餐的酒店初選4—8確定2—56錄象攝影師確定會(huì)nij2—7天7會(huì)前物品準(zhǔn)備A、禮品、資料、記錄木、礦泉水等B、會(huì)議FI程表和會(huì)議須知的準(zhǔn)備C、會(huì)議條幅、參會(huì)證、指引牌、人名牌、會(huì)議接待處、會(huì)議通知等。會(huì)前1—10天8會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)與擺設(shè)A、由會(huì)議主題及與會(huì)人員來(lái)設(shè)計(jì)全場(chǎng)B、注意是否有人宗物品的陳設(shè)與展示，要備有勞務(wù)人員電話，臨時(shí)也可用搬家公司應(yīng)急。C、注意與會(huì)嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)的座次設(shè)計(jì)5-7天擺設(shè)會(huì)前1天9現(xiàn)場(chǎng)設(shè)辦公室會(huì)no1—2天10接站A、根據(jù)接站表統(tǒng)一安排，特殊客人特殊對(duì)待。B、會(huì)務(wù)人員安排。在火車站、飛機(jī)場(chǎng)、汽車站，由司機(jī)開車接站或者

7、和領(lǐng)導(dǎo)接站。在賓館，重要客人來(lái)到，領(lǐng)導(dǎo)要接站。財(cái)務(wù)人員收費(fèi)。C賓館發(fā)放房卡，工作人員開房間、發(fā)房卡。接待人員接待簽到，發(fā)放禮品資料。賓館入住要引導(dǎo)，由接站人員兼任，簽到，入房間向?qū)湍眯欣睢?huì)前］天11早到客人的安排12攝影錄象A選擇會(huì)中休息或散會(huì)時(shí)拍照，這樣人員整齊，時(shí)間緊湊。B捉前選擇好照相地點(diǎn)，注意照相地點(diǎn)是否有車等13票務(wù)要在會(huì)議須知中體現(xiàn)，讓其早訂票，可讓賓館票務(wù)負(fù)責(zé)14會(huì)議通訊錄和合影15送站隨時(shí)16會(huì)后總結(jié)元素三、開會(huì)地點(diǎn)一、列出會(huì)場(chǎng)清單，及早預(yù)定。（1）會(huì)場(chǎng)清單。1、商務(wù)型酒店和度假型酒店。2、會(huì)議中心3、大學(xué)和學(xué)院4、輪船5、療養(yǎng)地和主題公園6