《接待工作流程指引》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。

1、接待工作流程指引編寫部門：綜合部批準(zhǔn)人：公司總經(jīng)理修訂記錄生效日期狀態(tài)審批人跟進(jìn)人聯(lián)系方式6/7接待工作流程指引目錄1.目的及適用范圍22.主要職責(zé)23.關(guān)鍵活動描述24.附件56/7接待工作流程指引1目的及適用范圍1.1為進(jìn)一步加強(qiáng)公司接待工作，提高接待質(zhì)量，樹立公司對外良好形象，推進(jìn)接待工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合公司實(shí)際，制定本指引。1.2本指引適用于公司各部門接待工作。2主要職責(zé)2.1綜合部統(tǒng)籌公司各接待工作：2.1.1負(fù)責(zé)編制接待方案2.1.2負(fù)責(zé)實(shí)施接待方案2.2相關(guān)部門2.2.1配合接待工作3關(guān)鍵活動描述3.1接待前期準(zhǔn)備工

2、作3.1.1來訪客人基本信息：所屬單位、人數(shù)、姓名及職位、到達(dá)及返程日期、航班或高鐵信息、貴賓廳預(yù)定、客人對住宿、飲食等生活習(xí)慣的要求及忌諱、來訪目的、來訪時(shí)長、聯(lián)系人姓名及電話等。3.1.2接待方人員信息：公司出席的領(lǐng)導(dǎo)，申請部門對接聯(lián)系人及聯(lián)系電話。3.1.3擬定接待方案：接待統(tǒng)籌部門根據(jù)來訪客人身份、來訪時(shí)間、目的、意愿和領(lǐng)導(dǎo)的要求等情況，圍繞以下內(nèi)容按時(shí)間順序擬定接待方案：接待標(biāo)準(zhǔn)、迎接地點(diǎn)、食宿地點(diǎn)、用車安排、參觀安排、接陪領(lǐng)導(dǎo)、費(fèi)用預(yù)算、是否需要安排照相、翻譯、撰寫新聞稿等事宜。擬定接待方案后，要及時(shí)征詢領(lǐng)導(dǎo)或?qū)Ψ铰?lián)系人意見，適當(dāng)

3、作出修改。3.1.4接待前期安排3.1.4.1參觀安排：(1)提前與參觀點(diǎn)對接，落實(shí)參觀路線、陪同領(lǐng)導(dǎo)。(2)準(zhǔn)備簡介資料6/7(1)安排參觀現(xiàn)場電子屏幕顯示歡迎詞及集團(tuán)宣傳片等1.1.1.1會晤安排：(1)根據(jù)來訪客人的情況，提前與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約時(shí)間；(2)落實(shí)會晤時(shí)間及會議室(3)按計(jì)劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)；(4)如遇臨時(shí)調(diào)整，應(yīng)及時(shí)告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其秘書。1.1.1.2預(yù)定安排：(1)預(yù)訂車輛、房間及餐飲，落實(shí)參觀點(diǎn)的安排；(2)將客人及我司出席領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)信息、來訪目的一并傳閱給接待酒店及參觀點(diǎn)對接人；(3)建立接待工作的微信群，保證接待信息的充

4、分暢通。1.1.1.3用車安排：(1)在接待車輛較多的情況下要提前對車輛進(jìn)行編號；(2)通過釘釘發(fā)起“用車申請”流程，綜合部按要求安排車輛。1.1.1.4房間安排：(1)通過釘釘發(fā)起“酒店預(yù)訂申請”流程。(2)提供來訪客人名單及相關(guān)信息給綜合部提前預(yù)定；1.1.1.5飲食安排：(1)落實(shí)用餐人數(shù)、用餐地點(diǎn)；(2)根據(jù)來訪客人的飲食習(xí)慣安排菜單，菜式安排注意口味及葷素搭配，份量適當(dāng)，不宜過多。(3)酌情安排酒水等。(4)接待部門提前制作座位臺卡并擺放及用餐擺位圖。1.1.1.6通過1.1.1.72住宿安排：根據(jù)需要以及客人級別合理安排酒店房間；

5、3用車安排：根據(jù)需要以及客人級別合理安排接待車輛，如需集團(tuán)辦行政車隊(duì)安排車輛，則請線上發(fā)起車輛申請流程，行政車隊(duì)按要求安排車輛。6/71.1.1注意：人數(shù)較多的接待可以向順碧樓巴車隊(duì)申請大巴車，填寫樓巴車隊(duì)專用申請單，由部門負(fù)責(zé)人簽名傳真，提前預(yù)約。2參觀安排：給物業(yè)公司發(fā)工作聯(lián)系單，安排接待專員介紹講解參觀線路。（推薦的參觀路線可參閱《接待工作之參觀路線介紹》）3接陪領(lǐng)導(dǎo)：確認(rèn)接陪領(lǐng)導(dǎo)的名單、聯(lián)系式。4餐飲安排：確認(rèn)用餐地點(diǎn)；如果有碧桂園集團(tuán)主席參與的接待，應(yīng)將就餐的地點(diǎn)安排在碧桂園接待中心，方便主席行程安排。5會議安排：確認(rèn)參會人數(shù)、人員

6、名單、會議形式及內(nèi)容；下單預(yù)定會議室，確定會議地點(diǎn)；編制會議議程。6安排照相（如需）6.1.13.1.4行程確認(rèn)后，將客人及我司出席領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)信息傳閱給接待酒店及參觀點(diǎn)對接人，建立接待工作的微信群，保證接待信息的充分暢通。6.1.23.1.3擬定接待工作安排7餐飲安排：根據(jù)客人的飲食習(xí)慣安排菜單，注意口味及葷素搭配，控制預(yù)算；根據(jù)公司現(xiàn)行的規(guī)定使用酒水；提前將用餐擺位圖發(fā)給酒店，制作座位臺卡并擺放。7.1注：一般情況下，主位是我方最高領(lǐng)導(dǎo)，右手邊和左手邊分別是客方第一第二領(lǐng)導(dǎo)，接下來是我方第三第四，依次交替安排。如果客方的第一領(lǐng)導(dǎo)職位非常高，

7、可安排客方領(lǐng)導(dǎo)做主位，比如接待馬來西亞蘇丹，可安排蘇丹坐主位，主席坐右手邊。8會議安排：準(zhǔn)備會議文字資料及電子資料，電子資料需導(dǎo)入投影設(shè)備，以便檢查調(diào)試；對接會議室接待專員，準(zhǔn)備會議排位、投影、電腦、麥克風(fēng)、翻頁筆、稿紙及文具筆、飲用水、零食或等。9填寫接待安排預(yù)訂單；準(zhǔn)備投影播放歡迎詞（代替橫幅），以及公司宣傳片。根據(jù)情況安排攝影攝像及錄音。10參觀點(diǎn)安排：11酒店或樓盤：及時(shí)與酒店大堂副理或接待對接人溝通，告知參觀時(shí)間、參觀項(xiàng)目、參觀人員、參觀車輛，要求大堂副理反饋參觀點(diǎn)聯(lián)系人及聯(lián)系方式；6/71國華紀(jì)念中學(xué)及IB學(xué)校：提前與學(xué)?？傓k聯(lián)系

8、并寫工作聯(lián)系單，內(nèi)容包括客人單位、到達(dá)時(shí)間、參觀人數(shù)及是否有公司領(lǐng)導(dǎo)陪同，要求學(xué)校反饋講解的老師及聯(lián)系方式；2客人指定參觀地點(diǎn)：及時(shí)了解參觀點(diǎn)信息，提前與參觀點(diǎn)聯(lián)系