《大型會議組織接待流程實(shí)施辦法》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。

1、大型會議組織接待流程實(shí)施辦法會議是一種重要的商務(wù)活動(dòng)，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機(jī)會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動(dòng)的組織流程及實(shí)施是一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。第一章會前籌備會前籌備：是會議和活動(dòng)舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素，會前籌備包括：一、會議時(shí)間的確定確定會議時(shí)間要考慮單位的生產(chǎn)任務(wù)周期，選在淡季的時(shí)候，大家相對不太忙，爭取應(yīng)參加會的人員都能夠參加。為使會議

2、有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-8周的時(shí)間提前讓參與活動(dòng)的人了解活動(dòng)的安排。因此，會議時(shí)間的確定是一個(gè)非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。二、會議議程的安排會議議程是會議要討論的項(xiàng)目列表，會議的目的就是在對這些項(xiàng)目進(jìn)行溝通，因此議程是整個(gè)會議方案的靈魂，是會議是否能夠成功的關(guān)鍵，因此，議程是整個(gè)會議籌備前需要最早確定的事情之一。年會通常的內(nèi)容包括：工作總結(jié)35；經(jīng)濟(jì)形勢、行業(yè)發(fā)展趨勢與工作計(jì)劃的討論；優(yōu)秀員工發(fā)獎(jiǎng)；年終獎(jiǎng)、紅包的發(fā)放或宣布；員工才藝表演、團(tuán)隊(duì)競賽；抽獎(jiǎng)；聚餐；戶外活動(dòng)，包括打球、滑雪、旅游等各類項(xiàng)

3、目。在制訂議程的時(shí)候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些項(xiàng)目是一定需要的，哪些項(xiàng)目是備選的，哪些項(xiàng)目是全體人員參與，哪些項(xiàng)目是部分人員參與。XX公司年會議程（范文）公司將于XX年X月X日舉行年度會議，會議主要議程如下：1、分公司各項(xiàng)目部、部門匯報(bào)上一年度工作情況及下年度工作打算。2、分公司副經(jīng)理對各主管工作總結(jié)3、通報(bào)2010年宣傳工作情況4、分公司總經(jīng)理講話5、優(yōu)秀員工表彰XX辦公室XX年X月X日傳發(fā)各主管副總、各部門負(fù)責(zé)人三、會議的三類相關(guān)人員年會通常有三類相關(guān)人員：1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接

4、待人員和3、參加人員。1、領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會議時(shí)間、議程、邀請人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會議定下基調(diào)；352、籌備與接待籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會議成敗重要責(zé)任的人員，一個(gè)會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動(dòng)才有可能成為成功

5、的公關(guān)活動(dòng)。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。我們平時(shí)要詳細(xì)了解當(dāng)?shù)亓?xí)俗、名勝古跡、土特產(chǎn)、交通以及各類酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單（品）、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等，為領(lǐng)導(dǎo)提供分析資料及使

6、用建議，供屆時(shí)領(lǐng)導(dǎo)選擇。35在接到接待任務(wù)時(shí)，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊(duì)人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項(xiàng)活動(dòng)，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接

7、待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。②規(guī)范運(yùn)作每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。2008年6月廣州地鐵公司領(lǐng)導(dǎo)到重慶考察時(shí)，

8、根據(jù)接待方案統(tǒng)一要求全部接待人員統(tǒng)一著裝（上衣為白色短袖、下裝為黑色長褲），駕駛?cè)藛T全部帶白色禮儀手套，并事先介紹一些相關(guān)的禮儀知識，使每個(gè)接待人員的舉止大方得體，此次接待給廣州地鐵領(lǐng)導(dǎo)留下了良好的映像。在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，35接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工